¿En qué formato guardo mi trabajo? Motivos para usar el PDF

Cada vez trabajamos más a través de Internet. Y una de las partes fundamentales de este trabajo es la redacción y el envío de documentos. Entre compañeros, o cuando tenemos que compartir un borrador, podemos trabajar sin problemas con cualquier formato de archivos de texto, como DOCX, e incluso con documentos en la nube. Sin embargo, cuando se trata de cosas ya más profesionales, la imagen que damos es muy importante. Y por tanto, es necesario mantenerla alta usando formatos de documentos mucho más profesionales, como es el caso del PDF.

 

¿Y por qué usar el PDF en lugar de otro formato, como DOCX o ODT? A continuación vamos a ver las principales ventajas que nos aporta el formato de Adobe frente a los demás.

Se puede abrir en cualquier sistema operativo con multitud de programas

El formato PDF se ha convertido en un estándar de la industria. A pesar de ser un formato privativo de Adobe, todos los sistemas operativos son compatibles con él de forma totalmente gratuita. Podemos abrirlos con su propio programa, Adobe Reader, o usar uno de los muchos lectores de PDF disponibles, como Edge, Foxit o Sumatra, para visualizarlos en nuestro PC. Windows, macOS y Linux tienen sus respectivos programas para abrir PDF. Además, también podemos abrir estos documentos en otros dispositivos, como en smartphones.

Todo el mundo conoce el formato PDF, por lo que no habrá problemas al enviar los documentos en este formato.

Los PDF ocupan poco espacio

El texto, generalmente, apenas ocupa espacio. Sin embargo, si nuestro documento tiene gráficos o imágenes, el tamaño del mismo se puede disparar. El formato PDF soporta una gran variedad de algoritmos de compresión de imágenes, lo que nos va a permitir ahorrar bastante espacio, algo muy interesante, sobre todo, cuando vamos a mandar estos archivos a otras personas.

No tenemos problemas de fuentes, estilos ni estructura

Si alguna vez hemos abierto un archivo DOCX en un ordenador diferente al que lo hemos creado seguro que nos hemos llevado las manos a la cabeza. La fuente no es correcta, los elementos se han movido de sitio, las fotos no coinciden… Esto ocurre porque los formatos de documentos están pensados para ocupar poco espacio y, por tanto, omiten elementos que no se consideran interesantes, como es el caso de las fuentes.

El formato PDF, por defecto, envía la fuente dentro del propio documento. De esta manera, al abrirlo, este tiene la misma estructura y presentación que tenía al guardarlo. Se acabaron los problemas de estilo.

Firma digital y garantías contra modificaciones de PDF

¿Imaginamos mandar un documento personal en Word, y que el receptor lo modifique y lo haga pasar por el que hemos mandado? Esto no ocurre con el formato PDF. El formato de documentos de Adobe está diseñado para que, en un principio, no se pueda modificar. Sin embargo, existen programas para editar PDF, empezando por el propio Adobe Acrobat, por lo que esta afirmación no es del todo correcta. A no ser que lo hayamos protegido con contraseña.

Lo que sí es cierto es que Adobe nos permite aplicar una firma digital a nuestros documentos. Esta firma se envía como parte de los metadatos, en hash, y nos permite asegurarnos de que el documento no ha sido modificado. En caso de que se realice una modificación en él, la forma digital queda rota y, por lo tanto, quedan pistas de que el documento no es el original que hemos mandado nosotros mismos.

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