Indispensables para las hojas de cálculo, conoce los archivos XLS y XLSX

Cuando hablamos de trabajar con hojas de cálculo en nuestro ordenador es innegable pensar en Excel como la herramienta diferencial. Perteneciente al a suite de ofimática de Microsoft 365 u Office, se ha convertido en una aplicación fundamental para millones de usuarios de todo el mundo. A la hora de guardar los archivos creados se utilizan los formatos XLS o XLSX en función de la versión de Excel que estemos usando.

 

Las extensiones de archivos son los indicados en qué formato está el archivo elegido y cuáles son los programas que podemos usar para poder abrirlos. XLSX es el formato predeterminado que usa Microsoft Excel perteneciente al paquete de Microsoft 365, y que desde el año 2007 y que se encargó de sustituir al XLS, como archivo predeterminado de hoja de cálculo.

¿Qué son los archivos XLS y XLSX?

En 1987 Microsoft creo y lanzó el formato binario de la hoja de cálculo de Microsoft Excel (XLS). Con su llegada los archivos XLS se han convertido en el formato de archivo más común para guardar hojas de cálculo hasta la salida de Excel 2007. Este formato contiene una o más hojas de trabajo, que almacenan y muestran datos en formato de tabla. Además, pueden almacenar funciones matemáticas, gráficos, estilos y formato.

A partir de la versión 2007 de Excel, Microsoft introdujo el formato Excel Open XML Spreadsheet (XLSX), sustituyendo al XLS como el formato referente y estándar a la hora de guardar datos de hojas de cálculos. A diferencia de los archivos XLS, los cuales almacenan datos de hojas de cálculo en un solo archivo binario, los archivos XLSX se guardan en formato Open XML. Estos almacenan datos como archivos y carpetas separados en un paquete ZIP comprimido. Este archivo incluye el archivo [Content_Types].xml, que describe la hoja de cálculo, y un archivo .XML para cada hoja de trabajo dentro de la hoja de cálculo.

Cada una de las celdas de una hoja de cálculo XLSX se puede formatear de manera individual. Las celdas pueden tener un número, texto, moneda u otro formato, así como color, estilo de borde, fuente personalizada y tamaño. Igualmente, las celdas también pueden hacer referencia a otras celdas para calcular el valor resultante entre ellas.

Cómo abrir y convertir con Microsoft Excel

Sin duda, Excel es la mejor opción para abrir archivos XLS y XLSX porque es totalmente compatible con el formato de hojas de cálculo de Microsoft, en el que se incluyen imágenes, gráficos y espaciado de campos de datos. Es por ello que, si tenemos un archivo en cualquiera de estos formatos, la mejor opción pasa por usar la hoja de cálculo de Microsoft.

Simplemente debemos ejecutar el programa, pulsa en la pestaña de «Archivo» y posteriormente en «Abrir». Además, no tendremos problemas para abrir archivos en formato XLSX si utilizamos la versión 2007 o superior. También podemos usar nuestro ratón para arrastrar el archivo XLS o XLSX a la hoja de cálculo abierta.

También podemos utilizar la hoja de cálculo de Microsoft para convertir archivos XLS o XLSX a otros formatos compatibles como son:

• ODS – Hoja de cálculo OpenDocument

• PDF – Formato de documento portátil

• XPS – Especificación de papel XML

• CSV – Valores separados por comas

• DIF – Formato de intercambio de datos

• RTF – Formato de texto enriquecido

• TXT – Texto sin formato

• HTM, HTML – Página web HTML

• XML – Lenguaje de marcado extensible

• MHT, MHTML – Archivo MIME HTML

El proceso para la conversión es sumamente sencillo. Tan sólo será necesario pulsar en la pestaña de «Archivo» y posteriormente en «Guardar como» y Examinar. Esto nos abrirá una ventana del Explorador de archivos desde donde indicar dónde guardarlo, dar el nombre y elegir el tipo de archivo en el que lo queremos convertir.

Otros programas gratis compatibles con XLS y XLSX

En el caso de que no tengamos instalado Microsoft Excel y no queramos pagar por usar la hoja de cálculo de Microsoft, también podemos abrir archivos XLS y XLSX con estos programas gratuitos.

Libre Office Calc

LibreOffice es una suite ofimática totalmente gratuita y de código abierto desarrollada a partir del código de OpenOffice con la intención de plantar cara directamente a la suite de Microsoft. Entre sus herramientas podemos encontrar Calc, su propia hoja de cálculo con la es posible abrir archivos XLS y XLSX. Para usarlo debemos de descargar la suite de ofimática de LibreOffice al completo desde su página web oficial.

Una vez lo tenemos abierto, simplemente debemos de pulsar en la pestaña de «Archivo» y «Abrir» para que se abra una ventana con el Explorador de archivos. Si pulsamos en la pestaña de archivos compatibles veremos como ofrece soporte para los archivos de hoja de cálculo más populares entre los que se encuentra los de Microsoft.

Además, LibreOffice es capaz de exportar sin problemas cualquier documento creado o abierto con su software Calc en los formatos nativos de Excel, como XLS y XLSX. Si pulsamos en la pestaña de «Archivo» y «Guardar como», podremos guardar nuestra hoja de cálculo en el formato deseado.

Google Sheets

Google Sheets es el software de hojas de cálculo de Google, el cual se ejecuta directamente desde la nube, en el navegador. No tenemos que instalar nada en el PC, y todos los cambios que realice Google se reflejan automáticamente al entrar al programa. Sheets utiliza como almacenamiento de los documentos Google Drive. Por lo tanto, para poder abrir una hoja de cálculo creada con cualquiera de estos dos programas tendremos que subir el XLSX o XLS a Google Drive, y abrirlo desde allí. Podemos acceder gratis a Google Sheets.

También podremos usar la aplicación de hojas de cálculo de Google para guardar los archivos en formato XLSX de Excel. Para ello, hay que pulsar en la pestaña de Archivo y posteriormente en Descargar. Esto hará que abra un panel lateral donde podemos elegir el formato XLSX de Excel.

File Viewer Plus

Hablamos de un visualizador de archivos universal para Windows, cuya versión gratuita es capaz de abrir más de 200 tipos de archivos, entre los que se incluyen el XLS y XLSX de Excel e incluso incluye un explorador de archivos integrado. Además de poder visualizarlos, en su versión de pago, nos ofrece también la posibilidad de editarlos y, por supuesto, guardar los cambios que hayamos efectuados en ellos. Podemos descargar File Viewer Plus desde la Microsoft Store.

Una vez descargado y ejecutado nos aparece su menú principal completamente en español donde podremos Explorar los archivos de nuestro disco duro o bien elegir la opción de Añadir archivo para poder escoger cualquiera en formato XLS o XLSX para poder abrirlo desde el Explorador de archivos. Para poder editarlos o guardarlos como un archivo en otro formato será necesario actualizar el programa a su versión Plus, de pago.

https://www.softzone.es/windows/como-se-hace/archivos-xls-xlsx/