Guarda tus hojas de Excel en PDF: cuándo debes hacerlo

En estos momentos y de manera convencional, la mayoría de los usuarios hace uso de archivos y programas relacionados con la ofimática. Ya hablemos de aplicaciones populares como Word o Excel, además de archivos como TXT, DOCX, PDF o XLSX, entre otros.

 

De hecho, como seguramente que la mayoría de vosotros sabréis de primera mano, solemos trabajar con varios de estos elementos de manera simultánea. Así, podemos hacer que varios programas de este tipo, y sus respectivos archivos, interactúen entre sí. No olvidemos que, por ejemplo, las soluciones software que forman parte de la suite Office de Microsoft, están más que capacitadas para funcionar juntas.

Con esto lo que queremos decir es que es muy sencillo usar una tabla de Excel en otros programas hermanos con Access o Word, por ejemplo. Pero no es de eso de lo que os queremos hablar aquí, sino que nos vamos a centrar en los PDF. Estos son un formato de archivo propiedad originalmente de Adobe que no han parado de crecer en cuanto a uso con el paso de los años. De hecho cada vez más usuarios usar estos PDF a partir de otros archivos como los creados en Word, Excel, desde fotos, etc.

Y es que estos nos presentan algunas interesantes ventajas para así poder usar mejor determinados documentos. Por ejemplo es más que habitual que convirtamos en PDF nuestras hojas de cálculo creadas en Excel. Esto, como os comentamos, es algo muy habitual, por lo que veamos las razones de ello. En concreto nos referimos a que vamos a ver las situaciones en las que debemos guardar las hojas de Excel en PDF.

Proteger la hoja de cálculo contra modificaciones

Convertir una hoja de cálculo de Excel a PDF, es una manera muy buena de protegerlo contra modificaciones posteriores. Y es que cambiar el contenido de un PDF es mucho más complicado que modificar los datos de una hoja de Excel. Es por ello que muchos profesionales convierten sus facturas y presupuestos a PDF antes de enviarlas.

Dar profesionalidad al documento de Excel en PDF

Además a esto le sumamos que presentar un archivo compacto y cerrado como un PDF, ofrece una imagen mucho más profesional que si presentamos una hoja de cálculo. De hecho los PDF en muchas ocasiones se usan para documentos oficiales debido a sus características internas.

Al compartir el PDF online en una web

Algo similar sucede cuando necesitamos compartir esos datos numéricos con otros usuarios, ya sea vía web o por correo electrónico. Por regla general en las webs que visitamos, pocas veces nos vamos a encontrar con un documento de en forma texto en formato DOCX o una hoja de cálculo XLSX. Lo habitual es que estos estén guardados como PDF, más si tenemos en cuenta que la mayoría de los navegadores abren estos archivos PDF de forma nativa.

Para almacenar archivos de forma segura

En muchas ocasiones, especialmente a nivel empresarial, vamos a necesitar almacenar para largos períodos de tiempo, determinados archivos. Lógicamente los creados en Excel son habituales para ello. Por tanto, en este caso igualmente es más que recomendable que antes de almacenar las hojas de cálculo, las convirtamos a PDF.

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